Onko sähköisesti allekirjoitettu pöytäkirja pätevä?
Kyllä. Asunto-osakeyhtiölaki ja yhdistyslaki edellyttävät, että pöytäkirja allekirjoitetaan ja tarkastetaan, mutta ne eivät vaadi paperia tai mustetta. Pankkitunnuksilla tehty allekirjoitus todistaa, kuka allekirjoitti ja milloin, ja lukittuun PDF:ään ei voi tehdä muutoksia huomaamatta.
Sähköinen pöytäkirja on myös helpompi arkistoida: se ei katoa isännöitsijän vaihtuessa eikä haalistu kellarin mapissa.
Kuka pöytäkirjan allekirjoittaa?
Taloyhtiön hallitus
Puheenjohtaja ja vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen.
Taloyhtiön yhtiökokous
Kokouksen puheenjohtaja sekä yhtiökokouksessa valitut pöytäkirjantarkastajat.
Yhdistyksen kokous
Yleensä puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjantarkastajaa – tarkista yhdistyksesi säännöistä.
Kun allekirjoittajia on neljä ja he asuvat eri osoitteissa, paperinen pöytäkirja voi kiertää pitkään. Sähköisesti jokainen saa linkin sähköpostiin samaan aikaan.
Näin se toimii
- Kirjoita pöytäkirja tavalliseen tapaan ja tallenna se PDF:ksi, tai käytä valmista pöytäkirjapohjaa.
- Lataa tiedosto palveluun ja lisää allekirjoittajien sähköpostiosoitteet.
- Jokainen allekirjoittaa pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella omalla laitteellaan.
- Valmis PDF tulee kaikille sähköpostiin – suoraan arkistoon tai isännöitsijälle.
Mitä se maksaa?
Maksat vain allekirjoittajien määrän mukaan. Ei kuukausimaksua, eikä yhdistyksen tarvitse avata tiliä.
2,48 €
Puheenjohtaja ja yksi jäsen.
4,46 €
Puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi tarkastajaa.
6,44 €
Kun kaikki jäsenet halutaan mukaan.
Yhdistys? Katso yhdistysten sivu – vuosikokouksen pöytäkirja neljällä allekirjoittajalla 4,46 €.
Oman asiakirjan vahva allekirjoitus 1,49 € + 0,99 € jokaiselta lisäallekirjoittajalta. Hinnat sisältävät arvonlisäveron. Taloyhtiöille ja yhdistyksille, jotka allekirjoittavat paljon, sopii yrityspaketti.
Vinkkejä sujuvaan allekirjoitukseen
- Sovi jo kokouksessa, että pöytäkirja allekirjoitetaan sähköisesti, ja kirjaa se pöytäkirjaan.
- Tarkista sähköpostiosoitteet kokouksessa, niin kutsut menevät perille.
- Liitä liitteet samaan tiedostoon (esim. tilinpäätös tai talousarvio), jotta kaikki allekirjoitetaan kerralla.
- Tallenna valmis PDF yhteiseen kansioon, esimerkiksi taloyhtiön tai yhdistyksen pilvikansioon.
Usein kysyttyä
Pitääkö kaikkien allekirjoittaa samaan aikaan?
Ei. Jokainen allekirjoittaa silloin kun ehtii, ja valmis pöytäkirja lähetetään, kun viimeinenkin allekirjoitus on tehty.
Entä jos joku ei käytä pankkitunnuksia?
Hänelle voi valita kevyen allekirjoituksen, joka vahvistetaan sähköpostilinkillä.
Kelpaako sähköinen pöytäkirja PRH:lle?
Kaupparekisteriin ja yhdistysrekisteriin tehtävät ilmoitukset hoidetaan nykyään pääosin sähköisesti, ja niihin voi liittää pöytäkirjan PDF-tiedostona.
Tämä opas on yleistä tietoa eikä korvaa oikeudellista neuvontaa. Tarkista yhtiöjärjestyksestä tai yhdistyksen säännöistä mahdolliset omat määräykset.
Seuraava pöytäkirja allekirjoitettuna samana päivänä
Lataa pöytäkirja ja lähetä allekirjoitettavaksi. Maksat vain allekirjoittajien määrän mukaan.